Auch dieser Blog-Beitrag bezieht sich auf das Anfang Juni im Hanser-Verlag erschienene Buch „Das Change Management Workbook“ und geht insbesondere auf das Verhältnis von Veränderungen und Projekten ein. Denn obwohl sich beides eigentlich wunderbar ergänzt, gibt es in der Praxis eine Reihe von Vorurteilen oder Missverständnissen.
So wird häufig davon gesprochen, dass Veränderung ein langanhaltender Prozess sei und weniger zu einer zeitlich begrenzten Sichtweise von Projekten passe. Oder, dass die (klassischen) Methoden des Projektmanagements zu bürokratisch für die dynamischen Prozesse eines Veränderungsvorhabens seien und es ja beim Change um Menschen gehe. Veränderungen sind – häufig unausgesprochen – auch nicht gern gesehen in den Projekten. Sie stellen eher eine „Störung“ des geplanten Ablaufs dar, passen wenig zu den auf Effizienz getrimmten Projektplänen und überfordern häufig die meist technisch geprägten Projektmanager. In der Vergangenheit wurde beides zumeist streng voneinander getrennt, z.B. in Aus- und Weiterbildung, praktischer Umsetzung und zugehörigen Rollen und Verantwortlichkeiten.
Dabei können beide Perspektiven eine sinnvolle Symbiose eingehen. Sie sind wie zwei Seiten einer Medaille. Geht man Veränderungen in Form eines Projektes an, kann man eine Reihe von Vorteilen erreichen. So stecken Projekte beispielsweise einen Zeitrahmen ab und helfen den Mitarbeitern und Führungskräften dabei, sich auf die Veränderungen zu konzentrieren, ihre Kräfte entsprechend einzuteilen und anspruchsvolle Ziele zu erreichen. Projekte geben Struktur, sowohl was die zeitliche Reihenfolge von Aktivitäten als auch Rollen und Verantwortlichkeiten angeht. Sie bilden eine soziale Ordnung, die für die Erreichung einer nachhaltigen Zusammenarbeit wesentlich ist. Je strategischer der Change ist, je stärker er auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens einzahlt und somit auch mit den strategischen Zielen abgestimmt werden muss, umso mehr spricht dafür, den Change in Form eines Projektes zu realisieren.
Vorteile bringt es auch in der Projektarbeit, Change als integralen Bestandteil der Durchführung und des Projektmanagements zu sehen. Ein Projekt ist laut Definition dazu da, vereinbarte Ergebnisse in einem begrenzten Zeitraum und bei knappen Ressourcen zu erzielen. Sie sind temporäre Formen der Organisation und finden parallel zur Routine statt. Häufig werden Projekte dazu eingesetzt, relativ neuartige und komplexe Aufgabenstellungen zu lösen. Da Menschen die Arbeit in Projekten erledigen, kann man diese auch als soziales System verstehen, bei denen es vor allem auf soziale Prozesse ankommt, die es auf das Ziel hin zu steuern gilt. Change passiert also schon allein dadurch, dass Menschen im Rahmen eines Projektes zusammenarbeiten. Bewusst oder unbewusst hat jedes Projekt so eine Wirkung auf die Menschen und prägt diese in ihrer Entwicklung. Zielt das Projekt inhaltlich auf die Entwicklung von Menschen, sozialer Systeme sowie deren Struktur, Prozesse und Kultur, dann ist Veränderung Teil der Projektrealisierung und muss entsprechend gemanagt werden.
Projektmanagement organisiert vor allem die inhaltliche Seite des Projekts, klärt Erwartungen und Ziele, plant und steuert die Umsetzung im Rahmen vorgegebener Termine, Budgets sowie Ergebnisanforderungen – egal ob klassisch oder agil. Change Management kümmert sich hingegen um die menschliche Seite der Veränderung, klärt den im und durch das Projekt verursachten Change sowie die Maßnahmen, um Veränderungen auf individueller sowie organisatorischer Ebene zu erreichen. Das kann z.B. Kommunikationsmaßnahmen, Training und Coaching umfassen. Gibt es für Change und Projektmanagement zwei Spezialisten, dann sollten beide über die jeweils andere Disziplin ein grundlegendes Verständnis haben.
So hat die International Project Management Association (IPMA) in ihrer jüngsten Ausgabe der IPMA Individual Competence Baseline (IPMA ICB) ein Kompetenzelement für „Change & Transformation“ aufgenommen, die für Qualifizierung und auch Zertifizierung von Projektpersonal vorgeschrieben wird. Auch Standards im Change Management gehen auf Anforderungen des Projektmanagements ein. So kombiniert das Project Change Triangle™ von Prosci® Projekt- und Changemanagement mit Führung für eine erfolgreiche Umsetzung von Projekten.
Change und Projekte sind symbiotisch miteinander verbunden. Change wird in Projekten realisiert. Und Projekte beinhalten immer häufiger auch Change. Deshalb ergänzen sich das Change- und das Projektmanagement wechselseitig, um die Ziele des Projektes bzw. der Veränderung ganzheitlich zu erreichen. Jedoch sollten sowohl die Beteiligten als auch die betroffenen Organisationen angesichts der stärkeren Verschränkung von Change und Projekten die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung schaffen.
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Autor: Reinhard Wagner, Geschäftsführer der Tiba Managementberatung
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