So gestalten Sie Ihren Business Case für unternehmensweite Veränderungsfähigkeit (ECM)

Dieser exemplarische Business Case zeigt Ihnen, wie Sie organisationale Change Management Fähigkeiten im Unternehmen aufbauen – Enterprise Change Management (ECM) genannt. Der Business Case ist umfassender als hier dargestellt. Jedoch dient dieses Beispiel als Orientierungshilfe, das Sie verwenden können, wenn Sie Ihren Bedarf an organisationalen Change Management Fähigkeiten beim Management präsentieren.

Exemplarischer Business Case für Enterprise Change Management (ECM)

Executive Summary

In den nächsten Jahren wird die wichtigste Kompetenz darin bestehen, Veränderungen wirksam umzusetzen. Aufgrund des zunehmenden internen und externen Drucks werden Unternehmen mehr Projekte und Veränderungsvorhaben angehen. Wie gut die erwarteten Leistungen und Ergebnisse erzielt werden, ist direkt damit verknüpft, wie erfolgreich die Mitarbeitenden in diese bevorstehenden Veränderungen eingebunden werden. Denn der ROI ist von der Annahme und Nutzung durch die Mitarbeiter abhängig. Dadurch, dass wir organisationsübergreifende Change Management Fähigkeiten aufbauen, können wir einen größeren Nutzen aus den von uns eingeleiteten Vorhaben ziehen und uns für den Erfolg in der Gegenwart wie auch in der Zukunft in Stellung bringen.

Situationsbewertung und Problemstellung

Äußere Faktoren und Trends fordern Unternehmen dazu auf, organisationale Fähigkeiten in Bezug auf Change Management aufzubauen. In den nächsten Jahren werden mehr Veränderungen stattfinden als jemals zuvor. Die negativen Folgen der Veränderungsdurchdringung sind bereits spürbar. Durch organisationsübergreifende Change Management Kompetenzen können wir mit zukünftigen Veränderungen besser und vor allem effektiver umgehen. Laut den Branchendaten liefern 70 % der Veränderungsvorhaben nicht die gewünschten Ergebnisse. Ein Hauptgrund dafür ist, dass wir der Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden nicht angemessen Aufmerksamkeit zollen. Wir kennen bereits aus der Erfahrung die Kosten, die mit einem mangelhaften Change Management verbunden sind. Deshalb können wir es uns nicht leisten, die vor uns liegenden Veränderungen zu gefährden.

Zudem weisen die Daten auf einen direkten Zusammenhang zwischen den Erfolgsquoten von Projekten und einem wirksamen Change Management hin. Projekte mit einem ausgezeichneten Change Management liefern mit einer sechsmal höheren Wahrscheinlichkeit die gewünschten Ergebnisse als Projekte mit einem schwachen Change Management (siehe unten) – zudem werden sie mit einer höheren Wahrscheinlichkeit pünktlich und unter Einhaltung des Budgets abgeschlossen. Als ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter wertschätzt und als eine der wertvollsten Ressource betrachtet, ist es besonders wichtig, dass ein Schwerpunkt unserer Veränderungsmaßnahmen auf den Mitarbeitern liegt.

Wir als Unternehmen können nur dann Veränderungen vorteilhaft nutzen und damit einen Mehrwert schaffen, wenn wir über die entsprechenden internen Change Management Fähigkeiten verfügen.

Projektbeschreibung

Das Projekt „Enterprise Change Management“ (ECM) umfasst das Erlangen von Wissen, wie Veränderungen heute gemanagt werden (unser Istzustand), die nähere Bestimmung von Veränderungsfähigkeiten (unser Sollzustand) und die Ausarbeitung eines Plans, um das Change Management einzugliedern und Kompetenzen im Change Management aufzubauen (unser Übergang).

Das Projekt gliedert sich auf in folgende Teilaspekte:

  • Die gesteigerte Anwendung und Nutzung von Change Management bei Projekten und Vorhaben
  • Der Aufbau individueller Führungskompetenzen im gesamten Unternehmen (vom CEO bis zu den Mitarbeitern mit Kundenkontakt)

Das Ziel des Projekts „ECM“ besteht darin, unsere organisationale Reife im Change Management zu optimieren, unsere Veränderungsfähigkeiten zu steigern und die Erfolgsquoten unserer Projekte und Vorhaben zu verbessern.

Beschreibung der Lösung

Die Lösung für das Projekt „ECM“ umfasst zwei Arbeitsabläufe: eine Lösung auf der technischen Ebene für die Institutionalisierung und Integration des Change Managements sowie eine Lösung auf der menschlichen Ebene für den notwendigen Einsatz und die Unterstützung des Change Managements im gesamten Unternehmen. Mit diesen beiden Arbeitsabläufen lässt sich sicherzustellen, dass wir die Change Management Fähigkeiten voll umsetzen. Auf der technischen Ebene leitet die ECM Strategiekarte von Prosci die Entwicklung bestimmter Taktiken ab, die folgende Aspekte betreffen:

  • Führung
  • Projektweite Anwendung eines strukturierten Change Managements
  • CM Kompetenzentwicklung für alle Unternehmensebenen
  • Unterstützende Struktur, einschließlich eines CMOs und definierter CM Rollen
  • Prozessintegration in die bestehende Projektmanagementmethodik (einschließlich der Disziplinen Prozessoptimierung, Geschäftsprozessmanagement, Lean, Six Sigma und Strategische Planung)

Auf der menschlichen Ebene werden wir:

  • die Mitarbeiter in das Change Management einbinden, damit der Ansatz wahrgenommen, angenommen und genutzt wird,
  • verdeutlichen, weshalb das Change Management für unsere Projekte erforderlich ist, welche Risiken bestehen, wenn wir Veränderungen nicht managen, und weshalb diese Fähigkeiten im Moment so wichtig sind,
  • die Vorteile für den Einzelnen und für das Unternehmen aufzeigen, die sich einstellen, wenn man geschickt mit Veränderungen umgeht.

Kosten-Nutzen-Analyse

Das Projekt „ECM“ hat die folgenden Kostenkomponenten:

  • Einholung einer Prosci Standortlizenz, die Zugang zur Integration und Anpassung der Prosci Methodik, Forschung und Tools gewährt
  • Ausbildung interner Ausbilder durch das Prosci Train-the-Trainer Programm
  • Durchführung von Change Management Schulungen für alle Unternehmensebenen
  • Beschaffung von Arbeitsmitteln
  • Implementierung eines Change Management Office
  • Klärung und Zuweisung der zukünftigen CM Rollen
  • Zuteilung von Budgets und Ressourcen für das Change Management bei jedem Projekt und jedem Vorhaben

Wenngleich die Kosten auf den ersten Blick womöglich hoch erscheinen, sind sie im Vergleich zum Gesamtkapital und -budget, das in Projekte und Vorhaben investiert wird, relativ gering – eine Prosci Standortlizenz entspricht einem Rundungsfehler bei unserem größten Projekt.

Mit dem Aufbau der Veränderungsfähigkeiten sollen in erster Linie die erwarteten Lösungen und Ergebnisse für das in Projekte und Vorhaben investierte Kapital und Budget erreicht werden. Dadurch erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit um das Sechsfache.

Darüber hinaus können die organisationalen Change Management Fähigkeiten:

  • die Veränderungsfähigkeiten steigern,
  • die Veränderungsdurchdringung reduzieren,
  • die Aufrechterhaltung von Veränderungsauswirkungen verbessern,
  • als wettbewerbliches Unterscheidungsmerkmal dienen.

Zeitplan für die Umsetzung

Das Projekt „ECM“ wird in drei Phasen umgesetzt:

Phase 1: Auswahl von Pilotprojekten und Einholen von Standortlizenzen

Wir wählen bestimmte Pilotprojekte strategisch aus. Für diese Projekte haben wir ein vollständig finanziertes und budgetiertes Change Management, einschließlich Schulungen für die Projektteams sowie die betroffenen Führungskräfte. Außerdem beginnen wir mit der Weiterentwicklung interner Ausbilder und holen die erforderliche Prosci Standortlizenz ein, um das Change Management vollständig in die Projektmanagementmethodik und andere Disziplinen zu integrieren.

Phase 2: Konzeptionieren von Schulungsprogrammen und organisationsübergreifende Integration von CM in den bestehenden Methodenmix

Wir beginnen sukzessiv, Change Management als festen Bestandteil in unsere Projektarbeit zu integrieren. Hierfür arbeiten wir ein umfassendes Weiterbildungsprogramm aus, damit alle Mitarbeitenden und Führungskräfte Change Management Kompetenzen erhalten. Parallel integrieren wir Change Management in die Projektmanagementmethodik.

Phase 3: Einführung eines Change Management Office und Durchführung von unternehmensweiten Schulungen

In der Phase 3 erweitern wir das Change Management auf alle Projekte und Vorhaben und nehmen das Change Management in den Projektstart- und -finanzierungsprozess auf. Das implementierte Change Management Office ist voll funktionsfähig und unterstützt die Anwendung des Change Management sowie den Aufbau individueller Change Management Kompetenzen. Des Weiteren schulen wir alle Mitarbeiter und bieten Fortbildungsmöglichkeiten an. Außerdem nehmen wir die Veränderungsführung in das Leistungsmanagementsystem auf.

Ein konkreter Zeitplan mit Terminen wird zu den drei Phasen erarbeitet.

Wichtige Voraussetzungen und Risikobewertung

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass dieses Unterfangen die notwendige und ausreichende Unterstützung durch die oberste Führungsebene erhält. Dieses Unterfangen kann nicht erfolgreich sein, wenn das Change Management als optional betrachtet wird. Im Rahmen dieses Vorhabens ist es erforderlich, dass die obersten Führungskräfte zeigen, dass sie den Aufbau organisationaler Fähigkeiten unterstützen. Das Unterfangen erhält nur die nötige Dynamik, wenn diese Unterstützung aktiv, sichtbar und dauerhaft ist.

Ein Hauptrisiko für das Unterfangen bestünde in dem Versuch, organisationale Fähigkeiten nur durch Schulungen zu schaffen. Es ist notwendig, aber nicht ausreichend, Mitarbeitende des Unternehmens im Change Management nur zu schulen. Das Change Management muss jedoch auch mit Projekten verbunden sein, und seine Wirkung muss sichtbar gemacht werden. Es muss alltäglich werden und als ein „Muss“ betrachtet werden, es darf nicht nur als „gewünscht, aber nicht notwendig“ gelten. Dies lässt sich nur erreichen, wenn wir das Change Management zu einem Teil der Projektsteuerung machen, einschließlich Finanzierungsentscheidungen, Fortschrittskontrollen, Messungen sowie Ressourcen- und Budgetplanung. Projektleiter müssen wissen, dass ihre Sponsoren ein Change Management bei jedem von ihnen finanzierten Vorhaben erwarten.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Der Aufbau von organisationalen Fähigkeiten im Change Management ist nicht kostenlos, geschieht nicht über Nacht und erfordert Energie und Einsatz. Da jedoch Veränderungen so schnell vonstattengehen und es so wichtig ist, die erwarteten Vorteile aus den zahlreichen Projekten und Vorhaben unseres Unternehmens zu realisieren, ist dies ein wesentlicher Schritt, den wir machen müssen. Zuerst schlagen wir vor, das Projekt „Enterprise Change Management“ offiziell zu gründen, einen Leiter für das Projekt zu bestimmen und ein Team oder eine Arbeitsgruppe zu bilden, die mit der Entwicklung von Lösungen und Plänen beginnt, mit denen unsere Anpassungsfähigkeit, Agilität und Veränderungsfähigkeit gesteigert werden.

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