So gestalten Sie Ihren Business Case für unternehmensweite Veränderungskompetenz

Dieser exemplarische Business Case zeigt Ihnen, wie Sie die Veränderungskompetenz in Ihrem Unternehmen aufbauen und stärken können. Die unternehmensweite Veränderungskompetenz wird auch Enterprise Change Management (ECM) genannt. Unser beispielhafter Business Case ist umfassender als hier dargestellt. Dieses zusammengefasste Beispiel soll Ihnen jedoch als Orientierungshilfe dienen.

Exemplarischer Business Case für unternehmensweite Veränderungskompetenz

Ausgangssituation

In den nächsten Jahren wird die wichtigste Kompetenz von Unternehmen darin bestehen, Veränderungen wirksam und nachhaltig umzusetzen. Aufgrund des zunehmenden internen und externen Drucks werden Unternehmen mit immer mehr Projekte und Veränderungsvorhaben betraut. Wie gut die erwarteten Leistungen und Ergebnisse erzielt werden, ist direkt damit verknüpft, wie erfolgreich die Mitarbeitenden in diese bevorstehenden Veränderungen eingebunden werden.

Denn der Return on Investment von Veränderungen ist von der Annahme und Nutzung durch die Mitarbeitenden abhängig. Um den nachhaltigen Erfolg von Change-Projekten sicherzustellen und um zukunftsfähig zu bleiben, ist es entscheidend, in Unternehmen eine Veränderungskompetenz aufzubauen.

Situationsbewertung und Problemstellung

Laut den Branchendaten liefern 70% der Veränderungsvorhaben nicht die gewünschten Ergebnisse. Ein Hauptgrund dafür ist, dass wir der Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden nicht angemessen Aufmerksamkeit zollen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass mangelhaftes Change Management hohe zusätzliche Kosten mit sich bringt, weshalb wir es uns nicht leisten können, die vor uns liegenden Veränderungen zu gefährden.

Zudem weisen die Daten auf einen direkten Zusammenhang zwischen den Erfolgsquoten von Projekten und einem wirksamen Change Management hin. Projekte mit einem ausgezeichneten Change Management liefern mit einer sechsmal höheren Wahrscheinlichkeit die gewünschten Ergebnisse als Projekte mit einem schwachen Change Management (siehe Abb. 1).

Zusätzlich werden sie mit einer höheren Wahrscheinlichkeit pünktlich und unter Einhaltung des Budgets abgeschlossen. Als ein Unternehmen, das seine Mitarbeitenden wertschätzt und als eine der wertvollsten Ressource betrachtet, ist es besonders wichtig, dass einer der Schwerpunkte unserer Veränderungsmaßnahmen auf den Mitarbeitenden und dem Ausbau einer unternehmensweiten Veränderungskompetenz liegt. Wir als Unternehmen können nur dann Veränderungen vorteilhaft nutzen und damit einen Mehrwert schaffen, wenn wir über die entsprechenden internen Veränderungskompetenz verfügen.

Abb. 1: Prozent der Befragten, die Projektziele erreicht oder übertroffen haben (Eigene Darstellung nach Prosci® 2020)

Projektbeschreibung

Das Projekt „Enterprise Change Management“ (ECM) umfasst das Erlangen von Wissen, wie Veränderungen heute gemanagt werden (unser Istzustand), die nähere Bestimmung von Veränderungsfähigkeiten (unser Sollzustand) und die Ausarbeitung eines Plans, um das Change Management einzugliedern und Veränderungskompetenzen aufzubauen (unser Übergang).

Das Projekt gliedert sich auf in folgende Teilaspekte:

  • Die gesteigerte Anwendung und Nutzung von Change Management bei Projekten und Vorhaben
  • Der Aufbau individueller Führungskompetenzen im gesamten Unternehmen (vom CEO bis zu den Mitarbeitenden mit Kundenkontakt)

Das Ziel des Projekts „ECM“ besteht darin, unsere Reife im Change Management als Unternehmen zu optimieren, unsere Veränderungskompetenz zu steigern und die Erfolgsquoten unserer Projekte und Vorhaben zu verbessern.

Beschreibung der Lösung

Die Lösung für das Projekt „ECM“ umfasst zwei Arbeitsabläufe: eine Lösung auf der technischen Ebene für die Institutionalisierung und Integration des Change Managements sowie eine Lösung auf der menschlichen Ebene für den notwendigen Einsatz und die Unterstützung des Change Managements im gesamten Unternehmen. Mit diesen beiden Arbeitsabläufen stellen wir sicher, dass wir alle Veränderungskompetenzen voll umsetzen. Auf der technischen Ebene leitet die ECM Strategiekarte von Prosci® die Entwicklung bestimmter Taktiken ab, die folgende Aspekte betreffen:

  • Führung
  • Projektweite Anwendung eines strukturierten Change Managements
  • Entwicklung der Veränderungskompetenz für alle Unternehmensebenen
  • Unterstützende Struktur, einschließlich eines CMOs und definierter Change Management-Rollen
  • Prozessintegration in die bestehende Projektmanagementmethodik (einschließlich der Disziplinen Prozessoptimierung, Geschäftsprozessmanagement, Lean, Six Sigma und Strategische Planung)

Auf der menschlichen Ebene werden wir:

  • die Mitarbeitenden in das Change Management einbinden, damit der Ansatz wahrgenommen, angenommen und genutzt wird
  • verdeutlichen, weshalb Change Management für unsere Projekte erforderlich ist, welche Risiken bestehen, wenn wir Veränderungen nicht managen, und weshalb diese Fähigkeiten im Moment so wichtig sind,
  • die Vorteile sowohl für den Einzelnen als auch für das Unternehmen aufzeigen, die sich einstellen, wenn man geschickt mit Veränderungen umgeht.

Kosten-Nutzen-Analyse

Das Projekt „ECM“ hat die folgenden Kostenkomponenten:

  • Ein ECM Training, um die unternehmensweite Veränderungskompetenz im Unternehmen voranzutreiben
  • Durchführung von Change Management Trainings auf allen Unternehmensebenen
  • Beschaffung von Arbeitsmitteln
  • Implementierung eines Change Management Office
  • Klärung und Zuweisung der zukünftigen Change Management-Rollen
  • Zuteilung von Budgets und Ressourcen für das Change Management bei jedem Projekt und jedem Vorhaben

Wenngleich die Kosten auf den ersten Blick womöglich hoch erscheinen, sind sie im Vergleich zum Gesamtkapital und -budget, das in Projekte und Vorhaben investiert wird, relativ gering. Mit dem Aufbau der Veränderungskompetenzen sollen in erster Linie die erwarteten Lösungen und Ergebnisse für das in Projekte und Vorhaben investierte Kapital und Budget erreicht werden. Dadurch erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit um das Sechsfache.

Darüber hinaus können die unternehmensweite Veränderungskompetenzen:

  • die Veränderungskompetenz steigern,
  • die Veränderungsdurchdringung reduzieren,
  • die Aufrechterhaltung von Veränderungsauswirkungen verbessern,
  • als wettbewerbliches Unterscheidungsmerkmal dienen.

Zeitplan für die Umsetzung

Das Projekt „ECM“ wird in drei Phasen umgesetzt:

  • Phase 1: Auswahl von Pilotprojekten und Einholen von Standortlizenzen

Wir wählen bestimmte Pilotprojekte strategisch aus. Für diese Projekte haben wir ein vollständig finanziertes und budgetiertes Change Management, einschließlich Schulungen für die Projektteams sowie die betroffenen Führungskräfte.

  • Phase 2: Konzeptionieren von Schulungsprogrammen und organisationsübergreifende Integration von Change Management in den bestehenden Methodenmix

Wir beginnen sukzessiv, Change Management als festen Bestandteil in unsere Projektarbeit zu integrieren. Hierfür arbeiten wir ein umfassendes Weiterbildungsprogramm aus, damit alle Mitarbeitenden und Führungskräfte Change Management-Kompetenzen erhalten. Parallel integrieren wir Change Management in die Projektmanagementmethodik.

  • Phase 3: Einführung eines Change Management Office und Durchführung von unternehmensweiten Schulungen

In der 3. Phase erweitern wir das Change Management auf alle Projekte und Vorhaben und nehmen es in den Projektstart- und -finanzierungsprozess auf. Das implementierte Change Management Office ist voll funktionsfähig und unterstützt die Anwendung des Change Management sowie den Aufbau individueller Veränderungskompetenzen. Des Weiteren schulen wir alle Mitarbeitenden und bieten Fortbildungsmöglichkeiten an. Außerdem nehmen wir die Veränderungsführung in das Leistungsmanagementsystem auf. Ein konkreter Zeitplan mit Terminen wird zu den drei Phasen erarbeitet.

Wichtige Voraussetzungen und Risikobewertung

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass dieses Unterfangen die notwendige und ausreichende Unterstützung durch die oberste Führungsebene erhält. Veränderungen können nicht erfolgreich sein, wenn Change Management als optional betrachtet wird. Im Rahmen dieses Vorhabens ist es erforderlich, dass die obersten Führungskräfte zeigen, dass sie den Aufbau organisationaler Fähigkeiten unterstützen. Das Projekt erhält nur die nötige Dynamik, wenn diese Unterstützung aktiv, sichtbar und dauerhaft ist.

Ein Hauptrisiko für den Aufbau von Veränderungskompetenzen stellt der Versuch dar, organisationale Fähigkeiten ausschließlich durch Schulungen zu schaffen. Mitarbeitende des Unternehmens in Change Management zu schulen ist zwar notwendig, jedoch nicht ausreichend. Vielmehr muss Change Management auch mit Projekten verbunden sein, und seine Wirkung sichtbar gemacht werden. Es sollte als ein „Muss“ für die alltägliche Notwendigkeit betrachtet werden und darf nicht nur als „gewünscht, aber nicht notwendig“ gelten.

Dies lässt sich nur erreichen, wenn wir das Change Management zu einem Teil der Projektsteuerung machen, einschließlich Finanzierungsentscheidungen, Fortschrittskontrollen, Messungen sowie Ressourcen- und Budgetplanung. Bei Projektleitende muss Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass ihre Sponsoren bei jedem von ihnen finanzierten Vorhaben die Einbindung von Change Management erwarten.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Der Aufbau von unternehmensweiter Veränderungskompetenz ist nicht kostenlos, geschieht nicht über Nacht und erfordert Energie und Einsatz. Da Veränderungen jedoch schnell vonstattengehen und es wichtig ist, die erwarteten Vorteile aus den zahlreichen Projekten und Vorhaben unseres Unternehmens zu realisieren, ist dies ein wesentlicher Schritt, den wir gehen müssen.

Zuerst schlagen wir vor, das Projekt „Enterprise Change Management“ offiziell zu gründen, eine Leitung für das Projekt zu bestimmen und ein Team oder eine Arbeitsgruppe zu bilden, die mit der Entwicklung von Lösungen und Plänen beginnt, mit denen unsere Anpassungsfähigkeit, Agilität und Veränderungsfähigkeit gesteigert werden.

 

Sie möchten die Change Journey Ihres Unternehmens starten? Informieren Sie sich hier über unsere Change Management Trainings.

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